为加强学院档案规范管理，提高档案管理水平，切实发挥档案使用价值，保障教学科研顺利开展，根据《吉林大学档案工作管理办法》，结合学院实际，制定本办法。

第一章  岗位职责

第一条 学院各单位在从事招生、教学、科研、学科建设、人才培养、服务社会等各项活动中形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，既包括原始文件，也包括有重要保存价值的复制件。

第二条 全院教职工均有维护档案资料的形成与积累、档案资料的齐全、完整与安全的责任。各单位应设专人兼管档案工作，负责本单位形成的档案的完整性、准确性、系统性和安全行等。

第三条 学院档案资料实行集中统一领导，分级管理的原则，各单位应妥善管理本单位形成的档案资料，按规定在各单位档案室集中保存。

第四条 学院院长为学院档案管理工作责任人，学院综合办公室负责具体工作，指定档案管理员负责对学院档案管理工作进行统筹规划、组织协调、规范制度、监督指导。

学院档案管理人岗位职责：

（一）积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

（二）遵守各项档案业务规章制度。

（三）维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

（四）积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

（五）深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

第二章  使用制度

第五条 查阅使用档案者，须为学院正式教职工，非学院正式教职工不可查阅档案。查阅人向学院档案管理员提出申请，填写查阅登记表，受他人委托者须提交申请报告。

第六条  查阅重要或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经主管副院长批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

第七条  档案一般不外借。确因工作需要外借的，出具外借申请报告，并经单位负责人或学主管副院长批准，方可办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办理续借手续。

第八条  查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。档案管理员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。　

第九条  未经学院领导批准或学院综合办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

第三章  归档制度

第十条 对学校要求应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向学校档案馆进行移交。同时应备份电子文档或复制件，由学院档案管理员集中管理。

第十一条 学院各单位应按照学院规定，及时统一将立卷归档的档案材料向学院移交，履行必要的移交手续，任何人不得据为己有。集中归档工作一般于每学期初第一个月完成，每年集中归档两次。重要材料或保密材料可随时归档。

第十二条 学院各单位应根据其业务职能，明确本单位应形成的档案，并对档案材料的保管期限、密级作出规定，应当建立档案目录，便于档案资料的分类、检索和利用。

第十三条 学院各单位应定期对档案材料的保存状态进行核查，对超过保管期限的档案资料，经审查仍然具有保存价值的资料按照新的保管期限进行妥善保存，对于失去保存价值的档案材料应报请党政联席会议审议后，组织销毁。

第四章  处罚制度

第十四条 下列行为之一的，将依法依规追究责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十五条  岗位变动或离任，移交工作时应同时移交系统规范的档案材料，学院综合办公室负责检查督促，不按规定移交的，不得进行岗位变动。

第五章  其它

第十六条 本办法解释权归学院所有。

第十七条  本办法自公布之日起实施。